Om binnen een archief een verdere verdeling te maken is er de mogelijkheid om categorieδn aan te maken.
Bij het toevoegen van een document kan u aanduiden onder welke categorieδn dit document bevat. Dit mogen meerdere zijn, het document wordt toch ΘΘnmaal opgeslagen, maar DocToKeep weet tot welke categorieδn het behoort.
Vanuit DocToKeep Documenten zoeken kan u dan nog sneller uw document terugvinden door aan te geven tot welke categorie het behoort. Vanuit DocToKeep Documenten zoeken kan u ook de categorieδn die aan een document toegekend zijn, wijzigen.
|
|
Onderstaande zaken kunt u enkel doen vanuit het scherm 'Documenten toevoegen', dat u bvb krijgt als u documenten toevoegt met notitie. Vanuit DocToKeep Documenten zoeken kunt u geen categorieδn aanmaken , wijzigen, verwijderen of als standaard instellen. Dit omdat het zaken zijn die u typisch wilt doen als u documenten toevoegt, niet als u documenten zoekt. |
Als het scherm van DocToKeep Documenten toevoegen geopend is ziet u onderaan rechts een overzicht van de archieven en categorieδn.
Daar kunt u volgende zaken uitvoeren;
Als u rechtsklikt op een archief of een categorie kunt u onder dit archief of categorie een subcategorie toevoegen:
Op dezelfde manier kunt u ook de naam van de aangeduide categorie wijzigen, kies dan voor "Categorie wijzigen" in het menu dat u krijgt als u rechtsklikt.
U kunt zowel de naam van het archief als de naam van een categorie wijzigen.
Weerom op dezelfde manier kunt u een categorie verwijderen. Het is niet mogelijk een archief op deze manier te verwijderen.
|
|
Door een categorie te verwijderen, wist u geen documenten. U zal zien dat de documenten nog steeds in het archief zitten. Een categorie is enkel een soort eigenschap, een soort notitie bij het document. De categorie wissen, wist dus deze eigenschap, maar niet het document zelf. |
Als u documenten toevoegd met notitie kan u aanduiden aan welke categorieδn u aan dit document wil toekennen.
U kan een bepaalde selectie ook als standaard instellen. Dit heeft een dubbel nut:
Ten eerste: als u vaak documenten aan ΘΘnzelfde categorie toekent, en u stelt deze in als standaard, dan zal uw keuze reeds aangeduid staan op het moment dat het scherm Documenten Toeveoegen opent
Ten tweede:
|
|
Als u documenten toevoegt zonder notitie wordt ook de opgeslagen standaard gebruikt |
Hoe gaat u hiervoor te werk:
Vink de archieven/categorieδn, die u als standaard wil instellen aan. Vb:
Met bovenstaande instelling duid ik aan dat documenten standaard in "Archive1" geplaatst worden, met als categorie "Word"
Druk op de 'Opslaan' knop om
de huidige keuze als standaard in te stellen: 
|
|
U kan meerdere categorieδn instellen. Indien uw keuze ook over meerdere
archieven verspreid zit zal het document in elk van de gekozen archieven
opgeslagen worden. Dit is bvb interessant voor portable computers, waar
u het document enerzijds op de server wilt hebben, zodat iedereen het
kan gebruiken, en anderzijds ook lokaal wilt hebben, zodat u het ook kunt
raadplegen als uw portable niet met het netwerk verbonden is. |
